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吉首大学张家界学院学生档案管理规定(试行)

作者: 来源: 发布时间:2015年07月15日
 

 

第一条 学生档案是记载学生在校期间学习、生活、成长的真实记录,为了更好地贯彻党的教育方针,加强对学生的思想教育和管理,充分发挥学生档案在学生管理工作中的重要作用,特制定本管理规定。
    第二条 学生档案材料的主要内容
    (一)原始档案(高中档案)。
    (二)新生录取通知书。
    (三)新生入校安全协议书。
    (四)军训鉴定表。
    (五)学籍登记表。
    (六)学年鉴定表。
    (七)学生奖励登记表。
    (八)学生在校期间奖励、表彰以及处分决定。
    (九)学生实习鉴定表。
    (十)学生在校期间成绩表。
    (十一)新生入学体检表和毕业体检表。
    (十二)高等学校毕业生登记表。
    (十三)其他可供组织参考的有保存价值的材料。
    第三条 归档材料的要求
    (一)学生档案建立后保存到各学部档案室,由学部安排专人负责。学生档案材料形成后要及时归档,要按学号顺序把应归档的材料整理后送交档案室,由承办单位或个人署名,注明形成材料的时间。
    (二)凡需归档的材料内容必须包括学号、学生姓名、身份证号、性别、民族、出生年月、年级、学部及专业。
    (三)归档材料必须是办理完毕的正式文件材料,应做到完整真实,文字清楚,手续齐备。规定应由组织审查盖章的材料,须有组织盖章,规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等),一般应有本人签字,特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明。
    (四)档案材料须统一使用16开规格的办公用纸,材料左边应留出2-2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写,除电传材料需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。
    (五)档案室要对移交来的材料进行登记。
    第四条 查阅范围及手续
(一)因考察、任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要,可以查阅学生档案。其他需要或校外单位因公需要查阅学生档案的,经学部批准,可根据需要提供部分或全部档案材料。
(二)校外单位需要查阅我院毕业生档案时,须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信,经学部领导同意后方可查阅。
(三)毕业生档案一般应由学生所在学部党总支和行政办公室查阅,如确系工作需要,校内其他党政部门履行相关手续后,方可查阅。
    第五条 档案借阅。学生档案原则上不外借,确因工作需要借出时,应严格履行借出登记手续。档案借出后必须严加保管,做出档案齐全、万无一失。借出时间一般不得超过3天,若特殊情况需延期的,应补办借阅手续。归还时,管理人员要逐份核对档案材料。
    第六条 档案传递
(一)根据毕业生的申请,在规定的自主择业期内,档案可以存放在学校(一般不超过两年)。择业期间就业的学生,学院根据毕业生情况将档案发往其就业单位人事部门。对超过择业期仍没有落实就业单位,户口仍留在学院的,由学院将该生户口和档案转往其生源所在地县(市)人事部门人才交流中心。
(二)学生档案转递应通过特快专递寄发或派专人送取,原则上不准自带。如因毕业就业等原因确需自带的,应持就业单位同意本人自带档案的证明信,经学部领导同意后方可自带,凡自带档案必须严格密封。若档案丢失,由本人负责。
(三)转出毕业生档案时,必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。
(四)转递学生档案必须按“学生档案转递通知单”的项目详细登记,严密包封。
    第七条 学生档案的监督管理
(二)要爱护档案,查阅时不准在档案上划圈、涂抹、批注、删改,未经批准不得复制。
(三)必须严格遵守保密制度,不得将查阅档案内容泄露他人。
(四)做好学生档案的防火、防盗、防潮工作,保证学生档案安全,杜绝各类事故的发生。
    第八条 本规定如与上级相关规定不符,按上级规定执行。
    第九条 本规定自公布之日起执行,由吉首大学张家界学院学生工作部负责解释。
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