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吉首大学张家界学院办公室工作职责

作者: 来源: 发布时间:2011年06月04日
 

 

一、学院办公室工作职责
  学院办公室是学院行政、党总支的综合办事机构。具体负责综合协调、督查督办、公文处理、组织会议、信息处理、年鉴汇编、机要保密、外事工作、对外联络、组织重要活动、综合管理服务等工作。
  1.起草、审核和印发学院公文,审核各部门代拟的以学院或院领导名义发布的各类文稿;组织起草学院全局性重要材料。
  2.围绕党总支和行政的中心工作,开展调查研究,为学院决策提供参考和依据。
  3.组织安排学院党政会议和活动,组织推动全院性重要会议、活动和工作。
  4.督促落实党总支、行政的重大决策、重要工作部署和领导交办事项。
  5.根据学院整体工作部署,对全院各单位、各部门工作进行综合协调。
  6.负责学院公务接待和院内外的联络工作。
  7.处理机要文书,协调推动全院的保密工作。
  8.管理和使用学院行政印章和学院领导公务印章,监管各单位印章的刻制和使用,开具学院介绍信。
  9.处理接待院内外的来信、来访。
  10.参与制定学院中长期发展规划和全局性的改革方案。
  11.负责学院年鉴编撰。
  12.负责学院外事工作。
  13.负责规划实施电子政务工作。
  14.完成学院党总支和行政交办的其它工作。
 
二、学院办公室主任岗位职责
  1.在学院总支和行政的领导下,主持学院办公室全面工作。
  2.受学院领导的委托,代表学院处理对内、对外的有关事项。
  3.负责主持召开主任办公会议、工作例会以及全体工作人员会议,传达贯彻上级文件精神和院领导工作部署,研究决定安排学院办公室的重大事项。
  4.拟定各级来文来电的分送处理意见,组织起草学院党政工作报告、发展规划、总结、计划、决议、纪要等文件,审签学院党政各类文件,签发学院办公室文件。
  5.协助院领导组织好院务会及全院性会议;负责院务会议题的初审并分报主管领导审定;负责审签会议纪要并报主管领导签发,督促检查会议决议的贯彻落实。
  6.根据学院工作部署,综合协调各部门、各单位开展工作。
  7.组织开展调查研究,搜集整理信息,积极发挥领导参谋助手作用。
  8.督查督办上级部门和学院领导批示、学院的重要决定以及院领导安排事项的落实。
  9.协调安排学院党政领导工作日程。
  10.协助院领导组织处理学院突发事件和重大事故。
  11.负责院内外的联络沟通和公务接待工作。
  12.负责印信管理、来信来访、院友联络、机要保密、年鉴编撰等工作。
  13.负责学院办公室的资产财务、人事调配、安全保卫、服务保障等工作。
  14.负责办公室的自身建设,组织办公室人员的业务培训,提高政治素质、业务水平和实际工作能力。
  15.负责学院外事工作。
  16.完成学院党委和行政交办的其它工作。

三、学院办公室行政岗位工作人员职责
  1.按照学院工作部署协助主任综合协调各部门、各单位开展工作,组织协调全院性重大活动、重要工作。
  2.督查督办上级部门和学院领导批示、学院的重要决定以及院领导安排事项的落实。
  3.负责院内外的联络沟通和公务接待工作。
  4.负责公务用车的调度和对车队的管理;负责院内交通车的运行安排。
  5.负责办公室24小时值班、假期值班;负责办公室安全工作;负责协助领导组织处理学院突发事件。
  6.负责来访人员的接待工作和院领导接访日的安排工作。
  7.负责会议、公务的服务保障工作;负责学生工作助理的管理工作;负责办公室内部后勤保障;负责院领导办公室的保洁、绿化、美化工作;负责院领导和办公室报刊杂志的征订工作;负责院内电话的协调工作;负责信息院园建设的协调工作。
  8.负责报告厅、外招、会议室、院领导办公室及院办公室的固定资产管理工作;负责办公物品的购置、发放和使用管理;负责报告厅、外招的使用管理;负责学院礼品的购置、保管。
  9.完成学院总支、行政和办公室主任交办的其它工作。
四、学院办公室文秘人员岗位职责
  1.负责起草学院中长期发展规划、年度工作要点、年度工作总结、全院性及办公室规章制度;起草院领导在重要场合的讲话稿、以学院名义制发的学院报告。
  2.负责做好院务会、学院重要专题会议及院领导接访的会议记录,按规定形成会议纪要并摘发会议纪要抄告单。
  3.负责起草学院公文,初审各单位代拟的以学院名义制发的各类文件、通知、贺信(电)、函件。
  4.负责编发学院年鉴相关部分的编撰任务。
  5.制发学院每周工作安排表,办公室每周工作任务分解表、院办公室人员工作情况周报表。
  6.负责做好院领导调研活动的联络服务、调研记录、资料整理、落实反馈工作;负责制定办公室调研计划,开展调研活动,形成调研报告,为领导决策提供全面客观的参考依据。
  7.负责为学院领导收集党和国家的理论、方针、政策,教育系统的文件、政策、法规,教育系统领导讲话、活动报导,兄弟院院先进的管理经验、工作举措,本院教学、管理、服务部门的工作信息。
  8.负责规划、实施电子政务工作;负责院园网主页"学院概况“院长书记信箱”等栏目的管理和更新;负责院办公室主页的设计制作、信息发布、运行监控和管理维护工作;负责及时向湖南省教育网上传学院重大新闻报道工作。
  9.完成学院总支、行政和办公室主任交办的其它工作。

五、学院办公室机要职责
  1、负责上级来文、来电和学院单位报告、请示的接收、登记、送签、传阅、回收工作。
  2、负责学院的各类文件、文稿的印制和分发工作。
  3、负责学院各类印章的管理、信函的出具工作。
  4、负责各类文件的清理、保管、鉴定、清退、存档、销毁工作;负责学院保密委员会办公室的日常工作。
  5、负责机要文件的接收、登记、流转、归还工作。
  6、负责学院综合档案室的管理工作;负责办公室工作制度的汇编、学院年鉴的编写工作。
  7、完成学院党总支、行政和办公室主任交办的其它工作。
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