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吉首大学张家界学院档案管理制度

作者: 来源: 发布时间:2011年06月04日
 

 

为加强学院文档管理,档案的管理行为规范化,提高信息资源的使用效率,特制定本制度。
第一条   办公室负责学院档案的管理和协调工作。办公室安排档案管理员统一保管学院的文档;各部门、各系(部)的文档由各单位安排专人保管,并纳入部门工作职责考核范围。
第二条   档案管理员于每年12月底将本单位当年的文件,按规定进行分类、装订和入柜。
第三条   文件结案移送归档时,档案管理人员应作好点收工作:
1、检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应追查归入。确实无法完整保存的,应由存档部门经理签字确认。
2、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应退回经办部门补办。
3、与本案无关的或不应随案归档的文件,应退回经办部门。
第四条   文档装订以左侧装订为原则。文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应裁切、折叠,作到整齐划一。
第五条   为便于检索和调阅,各级各类档案应赋予名称。档案名称应当简洁,准确表达档案性质和内容。
第六条   档案分类名称确定后,应编制《档案分类编号表》,将分类名称及其代表数字编号,按标准要求顺序依次排列。
第七条   档案的分类、卷次及目次编号,均以十进阿拉伯数字表示,编号应视案件多少及未来增长而定。
第八条   档案管理员应按照管理要求维护档案的整齐和清洁,防虫蛀。
第九条   对于已届保存期限的档案应予以销毁。档案管理员于每年12月份存档工作开始之前,将可以销毁的档案造册呈总经理核准,并于目次表的附注栏内注明销毁日期,目次表留存备查。
第十条 调阅档案应填具《档案调阅单》,经调阅部门主任和办公室主任双签字后向档案管理员调档。调阅保存期在五年以上的档案,须主管院领导签字。调阅档案不得超过10天,确需超过10天借用期的,应经总经理批准。调阅期间造成档案丢失、损坏、泄密等事故的,将追究调阅者责任。调阅者不得将档案转交、转抄、复印等用于其他目的,否则将追究责任。于档案室当场借阅者,免填《档案调阅单》。
第十一条   档案归还时,管档人员应当核查档案是否完整,并将《档案调阅单》留存备查。
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