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吉首大学张家界学院公文管理制度

作者: 来源: 发布时间:2011年06月04日
 

 

为建立科学、合理、规范的公文办理和运转程序,充分发挥公文的上传下达、沟通协调和监督指导作用,制特定本制度。
第一章   发文管理
第一条  学院各级各类的公文要符合国家法律法规及相关政策,并做到文体规范、内容准确、词语精当、用纸标准、符合公文撰写要求。
第二条  学院文件一般由办公室负责起草、核稿,经主管领导审核后由院长签发。学院文件需要由相关业务部门起草,部门经理负责核稿的,需经主管领导审核后交办公室呈由院长签发。
第三条  公文拟稿过程中,所述事项涉及其他部门的,要商请相关部门会签。
第四条  文件签发后,由办公室统一安排文号、校核、制作及用印,发文原稿留办公室归档备查。属于机密文件,应该注明"秘密"字样。
第五条  文件由办公室负责分发。各级各类文件在发出之前必须填写发文登记薄,登记事项包括:文件名称、发送日期、部门、接件人等。然后进行检查分装,由秘书人员按发文对象及时发出。秘密文件和由专人批阅的文件,按核定的范围发送。
第二章   收文管理
第六条  学院的外来公文由办公室统一签收,收文应填写收文登记簿。办公室主任根据公文性质和要求提出处理意见后,公文管理人员办理适当的转发、报送等程序。属机密文件应要按保密要求由专人接收送交收件人。
第七条  学院内部请示、报告等公文,应当经过办公室秘书人员登记报学院领导阅批。秘书人员应当作好保管内部公文的工作。
第三章   公文流转管理
第八条  文件发送及接收人员,应当遵守保密纪律,不得泄露文件内容。任何部门和个人不得私自销毁文件。
第九条  各部门应当按月将文件清理、分类,按照档案管理规定进行归档管理。
第十条  办公室应当按照规定的范围组织好有关文件的传阅工作。文件不得随意借阅,文件的借阅范围应当和文件的传阅范围一致。
第十一条      办公室应当做好文件的督办工作,督促文件所载事项的落实工作。
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